Personvernerklæring for frivillige
Sist oppdatert: 26. august 2026
Når du registrerer deg som frivillig hos Øystre Slidre idrettsarrangement AS, behandler vi personopplysninger om deg.
Denne personvernerklæringen forklarer hvilke opplysninger vi samler inn, hvorfor vi behandler dem, hvordan de brukes og hvilke rettigheter du har.
1. Behandlingsansvarlig
Øystre Slidre idrettsarrangement AS er behandlingsansvarlig for personopplysningene som samles inn gjennom frivilligportalen.
Organisasjonsnummer: 990 575 622
Adresse: Idrettenshus, Beitostølen, Norway
E-post: stadion@osil.no
Telefon: 906 62 913
Dersom du har spørsmål om hvordan personopplysningene dine behandles, kan du kontakte oss på stadion@osil.no.
2. Hvilke opplysninger samler vi inn?
Når du registrerer deg som frivillig, kan vi behandle følgende opplysninger:
- navn
- e-postadresse
- telefonnummer
- eventuell tilknytning til klubb, lag, forening eller annen organisasjon
- valgte eller tildelte vakter og arbeidsoppgaver
- tidspunkt for registrering og eventuelle endringer i registreringen
- informasjon du selv oppgir om behov for tilrettelegging, for eksempel allergier eller diettbehov
Vi ber bare om opplysninger som er relevante og nødvendige for å kunne organisere og gjennomføre frivilligarbeidet.
3. Hva bruker vi opplysningene til?
Personopplysningene brukes først og fremst til å:
- registrere og administrere frivillige
- planlegge og fordele vakter og arbeidsoppgaver
- kommunisere med frivillige før og under arrangementet
- sende praktisk informasjon, påminnelser og eventuelle endringer
- ivareta sikkerhet og beredskap under arrangementet
- tilrettelegge for mat, allergier og andre oppgitte behov
- administrere eventuell dugnadsgodtgjørelse til klubber, lag eller organisasjoner
Opplysningene brukes ikke til markedsføring eller andre formål som ikke er knyttet til frivilligarbeidet, med mindre vi har et eget rettslig grunnlag for dette.
4. Behandlingsgrunnlag
Vi behandler personopplysninger på grunnlag av personvernforordningen (GDPR) artikkel 6.
For opplysninger som er nødvendige for å administrere frivilligarbeidet, vil behandlingsgrunnlaget normalt være at behandlingen er nødvendig for å gjennomføre avtalen eller for å ivareta våre berettigede interesser knyttet til planlegging og gjennomføring av arrangementet.
Dersom du frivillig oppgir opplysninger som gjelder helse eller andre særlige kategorier av personopplysninger, for eksempel allergier eller behov for særskilt tilrettelegging, behandles disse bare når det foreligger et særskilt rettslig grunnlag etter GDPR artikkel 9.
Når behandling baseres på ditt samtykke, skal samtykket være frivillig, spesifikt og informert. Du kan når som helst trekke tilbake et samtykke.
5. Hvem får tilgang til opplysningene?
Opplysningene dine kan være tilgjengelige for personer som har behov for dem for å planlegge og gjennomføre arrangementet, for eksempel:
- arrangementsledelse
- frivilligkoordinatorer
- vaktledere og andre ansvarlige for de aktuelle arbeidsoppgavene
Vi kan også benytte tekniske leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne, for eksempel leverandør av nettside, server, e-post eller systemer som brukes til administrasjon av frivillige.
Slike leverandører skal bare behandle opplysningene etter våre instrukser og i samsvar med gjeldende personvernregler.
Vi selger ikke personopplysninger til tredjeparter og bruker ikke opplysningene dine til tredjepartsmarkedsføring.
6. Særlig om allergier og tilrettelegging
Dersom du oppgir informasjon om allergier, diett eller andre behov for tilrettelegging, bruker vi informasjonen kun når det er nødvendig for å kunne tilrettelegge for deg under arrangementet.
Slike opplysninger kan være helseopplysninger og kan derfor være underlagt strengere regler enn vanlige kontaktopplysninger.
Vi begrenser tilgangen til slike opplysninger til personer som trenger informasjonen for å kunne ivareta det aktuelle behovet.
7. Hvor lenge oppbevarer vi opplysningene?
Vi oppbevarer personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for.
Opplysninger knyttet til frivilligregistrering, vakter og praktisk gjennomføring slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige, med mindre vi har en lovpålagt plikt eller annet rettslig grunnlag for å oppbevare dem lenger.
Dersom det er nødvendig å oppbevare opplysninger knyttet til økonomiske forhold eller dugnadsgodtgjørelse, kan oppbevaringstiden være lengre som følge av krav i relevant lovgivning.
8. Dine rettigheter
Du har flere rettigheter etter personvernregelverket. Avhengig av situasjonen kan du blant annet ha rett til:
- Innsyn – å få vite hvilke personopplysninger vi behandler om deg.
- Retting – å få rettet opplysninger som er feil eller ufullstendige.
- Sletting – å få personopplysninger slettet når vilkårene for dette er oppfylt.
- Begrensning – å be om at behandlingen av opplysningene dine begrenses i bestemte situasjoner.
- Dataportabilitet – i enkelte tilfeller å få utlevert opplysninger du selv har gitt oss i et strukturert og maskinlesbart format.
- Trekke tilbake samtykke – dersom behandlingen er basert på samtykke, kan du når som helst trekke samtykket tilbake.
Retten til sletting er ikke absolutt. Det kan for eksempel finnes lovpålagte krav som gjør at enkelte opplysninger må oppbevares.
9. Sikkerhet
Vi har tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysningene mot uautorisert tilgang, endring, tap eller annen uønsket behandling.
Tilgang til personopplysninger begrenses til personer og leverandører som har et nødvendig behov for tilgang.
10. Klage til Datatilsynet
Dersom du mener at behandlingen av personopplysningene dine ikke skjer i samsvar med personvernregelverket, kan du kontakte oss først.
Du har også rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener at personopplysningene dine behandles i strid med regelverket.
11. Kontakt
Har du spørsmål om personvern, ønsker innsyn, retting eller sletting, eller ønsker å trekke tilbake et samtykke, kan du kontakte:
Øystre Slidre idrettsarrangement AS
E-post: stadion@osil.no
Telefon: 906 62 913
Adresse: Idrettenshus, Beitostølen, Norway
